La secrétaire médicale assure les tâches de secrétariat général, médical et médico-social. Elle est le pivot de la communication entre le patient ou la personne hébergée, l’équipe médicale, l’équipe soignante, l’équipe éducative et l’équipe administrative, selon le poste occupé.
Ses tâches sont nombreuses et variées selon le lieu où elle exerce. Elle répond aux demandes des patients et des familles soit au téléphone, soit en présentiel, ou par tout autre moyen de communication moderne.
Outre les techniques d’accueil, elle doit bien connaître l’institution pour laquelle elle travaille afin de donner des informations fiables et pertinentes. Elle a à planifier différentes activités : les examens pour les patients, les rendez-vous pour les médecins, les réunions de synthèse, d’organisation du travail, de formation le cas échéant.
Un autre rôle important de la secrétaire médicale est celui de gérer les dossiers des patients. Le dossier est une pièce officielle de suivi du patient. Il doit être identifié correctement afin de faciliter son classement, son archivage. Ce document répond à des normes de composition, la secrétaire doit respecter les consignes d’organisation des sous parties de ce dossier.
En outre, elle doit réaliser les tâches administratives qui varient selon la spécialité du secrétariat :
- Courrier du ou des médecins
- Comptes rendus des investigations
- Comptes rendus des interventions chirurgicales
- Comptes rendus des hospitalisations, des synthèses, de sortie
- Coder les actes médicaux pour les statistiques
Si le lieu où elle exerce reçoit des stagiaires, il faudra participer à la gestion des documents de formation.
Le tri des documents se fait manuellement, tandis que l’élaboration de dossiers ou de certificats se fait avec l’aide de l’informatique. L’utilisation d’Internet, ou d’un d’intranet facilite son activité.
Enfin, la secrétaire doit aussi gérer le matériel (documentation, commande, entretien, réparation).
Comment devenir secrétaire médicale?
Il n’existe pas, à l’heure actuelle de diplôme spécifique pour exercer ce métier Il s’agit donc d’obtenir un certificat de qualification.
Il se peut cependant que les emplois disponibles aient d’autres exigences. En effet, le baccalauréat général ou technique (ST2S, par exemple) peut être demandé, ou encore le baccalauréat professionnel de secrétariat. Un diplôme supérieur est parfois même démandé, le BTS.
C’est donc quelquefois le niveau scolaire antérieur qui permettra de passer des concours, par exemple (fonction publique, surtout).
Une maîtrise de la langue française est indispensable, l’usage d’une autre langue est un plus fort apprécié dans certaines institutions qui reçoivent de nombreux étrangers.
Le contenu de la formation
La secrétaire médicale doit maîtriser un certain nombre de connaissances en plus du secrétariat classique.
- Le secrétariat classique :
Il consiste à la rédaction de courrier, même si les lettres sont de plus en plus standardisées. Les institutions sociales simplifient l’échange écrit en fournissant des supports.
- Le secrétariat médical :
Cela comprend l’accueil des patients, des personnes hébergées, des familles. Il s’agit d’encaisser les honoraires du médecin ou le coût de l’examen, puis de préparer les documents pour la banque, le comptable
- Le vocabulaire médical :
L’étymologie est d’un grand secours, mais il faut que la secrétaire médicale maîtrise les termes de la spécialité du ou des médecins, ou des autres professionnels de santé avec qui elle travaille. Pour être efficace, elle doit aussi acquérir des connaissances en sciences médicales, mais attention, elle ne devient pas médecin.
Il peut quand même être intéressant qu’elle complète son savoir par des gestes de premier secours à pratiquer en l’absence du médecin et devant toute urgence.
Enfin, au XXIe siècle, il paraît évident que la secrétaire doit être familière de toutes les techniques innovantes de bureautique.
La carrière d’une secrétaire médicale
Où travailler ?
Les lieux d’exercice sont très nombreux pour les secrétaires médicales. Ils présentent tous des avantages et de inconvénients :
- En milieu hospitalier, les horaires sont plus réguliers sauf en consultation
- En libéral, les temps sont parfois des temps partiels.
La secrétaire médicale peut exercer auprès d’un ou plusieurs médecins libéraux, au sein de leur cabinet médical. Elle peut aussi assurer le secrétariat d’un cabinet de radiologie ou d’un laboratoire. Son activité peut se dérouler en milieu hospitalier public ou privé, en centre de rééducation ou en centre de cure.
De plus, elle travaille soit aux urgences, soit en consultation, soit en service d’hospitalisation. Dans ces 2 derniers cas, l’organisation prévoit un roulement du personnel.
La secrétaire médicale trouve également sa place aussi dans les milieux de vie : maisons pour enfants, maisons de retraite, ou établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes.
Enfin, la secrétaire peut aussi faire du télétravail pour un ou plusieurs médecins.
évolution
Tout dépend du lieu d’exercice.
Dans le public, il existe une possibilité de carrière si on accepte de changer de lieu de vie. Les concours sont souvent assortis d’une mutation.
Questions/réponses secrétaire médicale
Un stage est-il obligatoire pour devenir secrétaire médicale?
Non, il n’y a pas de stage obligatoire mais se faire connaître, se faire apprécier en tant que stagiaire permet souvent d’obtenir un emploi par la suite.
Que faire si je n’ai pas d’ordinateur?
Tous les métiers ou presque travaillent sur PC. Renseignez-vous, dans votre ville il existe des médiathèques, des associations, des organismes sociaux qui vous permettent de vous familiariser avec ce matériel. Cela vous permettra d’être prête à l’exercice du métier, après formation.
Quelles sont les qualités recommandées?
La secrétaire représente l’institution, elle doit avoir une présentation soignée, être aimable, se rendre disponible pour le patient ou le collègue qui vient la solliciter. Elle doit faire preuve de patience mais parfois de fermeté face à des personnes désagréables, tout en restant polie.
Liens utiles secrétaire médicale
Legifrance – Convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées : http://legifrance.gouv.fr/
Legifrance – Convention collective nationale de l’hospitalisation privée : http://legifrance.gouv.fr/
Ministère des Affaires sociales et de la Santé : www.social-sante.gouv.fr/
portail de l’INVS – Institut national de veille sanitaire : www.invs.sante.fr/
AMELI – site de la sécurité sociale général : www.ameli.fr/
MSA – mutualité sociale agricole : http://www.msa.fr/lfr
Pôle Emploi – fiche métier secrétaire assistante médicale : www2.pole-emploi.fr/rome/pdf/FEM_M1609.pdf